Hazır paket mi yoksa özel yazılım mı sorusunun tek bir doğru cevabı yok. Ama doğru cevaba götüren sorular belli.
Bu soruyu bize soran şirketlerin çoğu, aslında cevabı biliyor ama gerekçesini bulamıyor. Aşağıdaki altı soru, kararı duygusal olmaktan çıkarıp ölçülebilir hale getirir.
1. Süreciniz sektörünüzden ne kadar farklı?
Muhasebe, bordro gibi standart süreçlerde hazır paket neredeyse her zaman doğru seçimdir. Ama şirketinizi rakiplerinden ayıran süreç buysa, onu bir paketin kalıbına sokmak rekabet avantajınızı silmek anlamına gelir.
2. Kaç kişi, günde kaç kez kullanacak?
Günde iki kez kullanılan bir ekran için özel yazılım pahalı kalır. Aynı ekranı on kişi günde yüz kez kullanıyorsa, her tıklamadan kazanılan üç saniye yılda günlerce zaman demektir.
3. Mevcut sistemlerinizle konuşması gerekiyor mu?
Hazır paketlerin entegrasyon yetenekleri satın alma sırasında abartılı anlatılır. Gerçek soru şudur: ihtiyacınız olan veriyi API ile alabiliyor musunuz, yoksa ekrandan kopyalamak zorunda mı kalacaksınız?
4. Toplam maliyeti doğru hesaplıyor musunuz?
Hazır pakette lisans yıllıktır ve kullanıcı sayısıyla büyür. Özel yazılımda maliyet başta toplanır, sonrasında yalnızca bakım kalır. Üç yıllık toplam maliyet, ilk yılın faturasından daha doğru bir ölçüdür.
5. Vazgeçmek ne kadar zor olacak?
Verinizi dışarı alabiliyor musunuz? Alamıyorsanız, aldığınız şey bir yazılım değil uzun vadeli bir bağımlılıktır.
6. Ne kadar beklemeye tahammülünüz var?
Hazır paket yarın çalışmaya başlayabilir; özel yazılım haftalar alır. Acil bir ihtiyacı hazır paketle karşılayıp, asıl farkı yaratan süreci özel yazılımla çözmek çoğu zaman en sağlıklı yoldur.